Documento o conjunto de datos, en cualquier soporte, que recoge información y constituye evidencia de una actividad, actuación, decisión o resultado generado en un centro de enseñanza de español. Los registros permiten documentar la planificación, el desarrollo y la evaluación de la actividad docente, así como la gestión del centro, y facilitan la trazabilidad, la rendición de cuentas, la mejora continua y el cumplimiento de los requisitos legales y de calidad.
Las acreditaciones de programas de idiomas, como SACIC (Instituto Cervantes, 2026) para la enseñanza de español y las normas de calidad, como la ISO 29991 (International Organization for Standardization [ISO], 2020) o la UNE-EN 14804 (Asociación Española de Normalización y Certificación [AENOR], 2006) inciden en la importancia de que los centros y programas de idiomas dispongan de registros legibles, con información precisa y actualizada, que sean fácilmente identificables y recuperables, estén protegidos adecuadamente (contra pérdida de la confidencialidad, modificaciones no intencionadas, etc.) y sean acordes con la normativa aplicable sobre protección de datos personales.
El manual de administración del centro suele recoger los diferentes registros con que se cuenta en un centro de enseñanza de español y que garantizan que se pueda hacer seguimiento y medición de su actividad. Estos registros pueden organizarse del siguiente modo:
- Registros de la actividad académica: registro de matrículas, registro de programas de curso, registro de pruebas de nivel, registro de clases, registro de asistencia de los alumnos, registro de pruebas de evaluación, registro de calificaciones, registro de certificados emitidos, registro de expedientes personales de los alumnos, registro del perfil de los estudiantes del centro.
- Registros de oferta formativa: cursos generales de español, cursos especiales, cursos de fines específicos, etc., y registro de las horas lectivas impartidas por cada profesor.
- Registros de la actividad complementaria del centro y de otros servicios: registro de actividades complementarias, registro de familias anfitrionas y otras modalidades de alojamiento, registro de acciones del Plan de acción tutorial (planes de acogida, talleres, tutorías, mentorías, intercambios lingüísticos).
- Registros de la formación y del desarrollo profesional: registro de actividades formativas del plan de formación del equipo docente, registro de observaciones de clases, registro de perfiles de los profesores.
- Registros administrativos y de gestión: registro de actas de reuniones del equipo docente y de todo el equipo del centro.
En un centro o programa de ELE, la organización y la gestión de los registros suele ser una función de los responsables de actividad (responsable académico, responsable de administración, responsable de alojamiento, etc.).
