Se refiere a la base de datos o al sistema documental donde se registra y guarda la información de cada certificado o nota de constancia de la participación de un alumno en un curso que se emite en un centro o una entidad con un programa de enseñanza de ELE. Es, por tanto, el resultado del proceso de apoyo referido a la emisión de certificados de los alumnos matriculados que han finalizado exitosamente un curso de la oferta formativa de la entidad.
La norma ISO 29991 (International Organization for Standardization [ISO], 2020) destaca la importancia de que las entidades educativas emitan certificados o constancias que informen sobre el resultado del proceso educativo. Los sellos de calidad como SACIC (Instituto Cervantes, 2026) promueven que centros y programas de ELE dispongan de la relación de los certificados y constancias emitidos y cuenten con toda la información necesaria para su reexpedición. De cada uno de ellos, el registro ha de contener:
- Nombre del centro de ELE o de la entidad con programa de ELE.
- Identificación del estudiante.
- Denominación del curso.
- Modalidad formativa del curso.
- Número total de horas lectivas del curso realizado (detallando la duración de la hora lectiva).
- Nivel o subnivel del curso realizado (según el currículo de la entidad).
- Equivalencia del nivel o subnivel del currículo de la entidad con un sistema reconocido (MCER, ACTFL, etc.).
- Fechas de inicio y finalización del curso.
- Aclaración de si se trata de un certificado de asistencia (con especificación del mínimo de asistencia requerido) o de aprovechamiento. En este último caso, se ha de registrar también el resultado de la evaluación, con los detalles que establezca el sistema de calificaciones del centro (apto, no apto, aprobado, notable, sobresaliente, A, B, C, completado o no completado, etc.).
- Si el certificado o constancia tiene algún tipo de validez u homologación, y solo en este último caso, si se trata de un título oficial y de cuál. Si no la tuviera, hay que registrar que se trata de un documento sin validez oficial, propio de la enseñanza no reglada.
Para facilitar la búsqueda a toda la información relevante y el acceso a ella, es importante dotar a cada certificado o constancia de un código único, que lo identifique inequívocamente y que sea correlativo, para impedir la confusión de fechas o el fraude.
El registro de certificados o constancias de participación en cursos permite ofrecer el servicio de emisión de duplicados (reexpedición) en caso de extravío. También puede ser utilizado por la dirección para obtener, de manera fiable, información estratégica, como la proporción entre alumnos matriculados en un periodo de tiempo y aquellos que han finalizado con éxito la formación.
