Es el procedimiento sistemático mediante el cual se documentan y conservan las calificaciones obtenidas por los alumnos en un curso. Este registro incluye las calificaciones de las pruebas y tareas evaluables, así como la calificación final del curso. Esta calificación final puede aparecer en el certificado emitido por el centro o la entidad con un programa de enseñanza de español al final del curso.
En este registro se refleja el sistema de calificación adoptado por la entidad, que puede ser numérico (del 1 al 10), cualitativo (apto/no apto, aprobado, notable, sobresaliente) o alfabético (A, B, C), entre otros (Instituto Cervantes, 2026). También puede incluir escalas como “completado” o “no completado”, especialmente en determinados contextos formativos o en aquellos casos en los que se recurre a la evaluación continua.
Este registro tiene una función administrativa clave: permite atender solicitudes de reexpedición de certificados. Por ello, la entidad debe conservar, al menos, la relación de certificados emitidos en los dos últimos años, junto con toda la información necesaria para verificar su autenticidad y emitir duplicados (Instituto Cervantes, 2026). Los sellos de calidad como SACIC (Instituto Cervantes, 2026) promueven que los centros y programas de ELE dispongan de la relación de los certificados emitidos y cuenten con toda la información necesaria para su reexpedición.
Además, el registro contribuye a la trazabilidad del proceso evaluativo y de enseñanza y aprendizaje, facilita auditorías internas y externas y garantiza la transparencia en la gestión de resultados. Su correcta organización y conservación es parte de las buenas prácticas en gestión de centros y en evaluación lingüística. La norma ISO 29991 (International Organization for Standardization [ISO], 2020) insiste en que los centros y entidades con programas de enseñanza de idiomas utilicen los resultados de las pruebas de evaluación para optimizar los procesos de enseñanza y aprendizaje, de ahí la importancia de disponer de registros de evaluación y de calificación.
