Se refiere a la persona encargada del desarrollo, seguimiento, evaluación y mejora continua de los procesos organizativos, administrativos, operativos y económicos que garantizan el funcionamiento eficaz y sostenible de un centro o una entidad con un programa de enseñanza de español.
Ha de contar con formación en gestión empresarial o administración y dirección de empresas, así como con experiencia en la gestión de equipos vinculados a la enseñanza de español u otras lenguas. Desempeña sus funciones en el propio centro, ubicándose normalmente en el espacio de administración y atención del alumnado.
Entre sus funciones principales, destacan la participación en el diseño de la planificación estratégica, administrativa y financiera del proyecto de español, la gestión de matrículas, los procesos de facturación, la atención al alumnado, el control de los recursos técnicos y materiales, el manejo de la documentación oficial y el cumplimiento de las normativas legales aplicables al sector educativo y a su contexto de enseñanza (Murray, 2023). Estos procesos aportan valor a la gestión de la organización en la medida en que contribuyen a generar prácticas sistemáticas con resultados previsibles y alineados con los objetivos, misión y visión de la entidad y de su proyecto de ELE. Por ello, es recomendable que las funciones, responsabilidades y procedimientos que asume esta figura estén recogidos en documentos internos como manuales de procedimientos de gestión y administración (Instituto Cervantes, 2026).
La persona responsable del servicio de administración desempeña un papel clave en el proyecto de español de la entidad al facilitar la retroalimentación entre los procesos de gestión y los de enseñanza/aprendizaje y contribuir a la creación y consolidación de una sólida y coherente comunidad profesional de aprendizaje (Giménez, 2016). Además, debe colaborar estrechamente con el área académica para asegurar la adecuada planificación de la oferta formativa, potenciar la innovación y facilitar la coordinación institucional, así como una comunicación fluida y eficaz con los estudiantes antes, durante y después de su participación en los cursos y actividades de la entidad.
Esta figura es responsable, en definitiva, tanto de la legalidad, transparencia y viabilidad de la entidad y de su proyecto de español como de la gestión y atención al alumnado.
