Se refiere a la persona designada en un centro o programa de enseñanza de español como responsable de uno o varios procesos administrativos y, por tanto, encargada de coordinar y supervisar las acciones y trámites necesarios para su gestión.
La figura del responsable de proceso es esencial para garantizar la coherencia, transparencia y eficacia en la tramitación de los procesos administrativos de la entidad dedicada a la enseñanza y aprendizaje de ELE, ya sean internos, porque impliquen tareas vinculadas con los equipos o la gestión económica del centro, o externos, es decir, aquellas acciones de carácter administrativo que atañen a los alumnos, como la solicitud de inscripción en un curso, la tramitación y la comprobación de requisitos para la admisión, la emisión de comprobantes, hasta la resolución, notificación y emisión de certificados.
Aunque esta figura tiene su origen en las administraciones públicas, ha sido adoptada en entidades educativas, públicas y privadas, tanto en contextos formales como no formales de enseñanza, para aumentar la eficiencia y la responsabilidad, especialmente cuando dichas entidades cuentan con acreditaciones de calidad, que requieren la optimización del funcionamiento interno de la entidad y la identificación de sus principales procesos y personas responsables de su gestión. Para cada proceso, el responsable vela por el cumplimiento de los principios que rigen la administración de la entidad, como legalidad, eficiencia, participación, transparencia y responsabilidad (Ortega, 2018). Más allá de esta visión meramente procedimental, las funciones de estos responsables han de entenderse también como un mecanismo interno de calidad institucional (Loo, 2017), pues los procedimientos administrativos deben asegurar en todo momento el respeto del debido proceso, lo que incluye el derecho del usuario a saber quién gestiona su solicitud. En este sentido, la identificación del responsable del proceso administrativo aporta claridad y permite canalizar adecuadamente eventuales quejas o reclamaciones (Gordillo, 2017).
El responsable de cualquier proceso administrativo debe contar con la formación adecuada, así como con autoridad delegada para desarrollar sus funciones y tomar decisiones ajustadas a la normativa vigente.
En los últimos años, y dentro del marco de la gestión electrónica, las funciones de este responsable pueden estar vinculadas al uso de plataformas digitales, cada vez más habituales en la tramitación de las matrículas de los alumnos y los expedientes, lo que garantiza la trazabilidad de cada actuación, reforzando su función como garante del proceso y facilitando el control de legalidad por parte de superiores o instancias de supervisión (Rincón & Vergara, 2017).
