Es un documento oficial que recoge de manera clara y detallada los términos, las normas y los compromisos relacionados con la estancia del estudiante en un alojamiento proporcionado o gestionado por un centro o una entidad con un programa de enseñanza de español. Este formulario tiene como objetivo garantizar una convivencia adecuada, establecer responsabilidades mutuas entre el alumno, la entidad y el proveedor del alojamiento, y asegurar que el entorno de vida favorezca el aprendizaje del español, la integración cultural y el bienestar emocional del estudiante (New Zealand Qualifications Authority [NZQA], 2021).
Debería incluir elementos como los datos personales del alumno, el tipo de alojamiento (pisos compartidos, familias anfitrionas, residencias, etc.) y los servicios incluidos (manutención, lavandería, etc.), los datos del alojamiento, incluyendo la distancia entre este y el lugar de estudios, además de las normas de convivencia y comportamiento, la política de cambios, las fechas de entrada y salida, las condiciones económicas y la forma de pago. También es importante que se incluyan las responsabilidades del alumno y del alojador, así como la información médica o alimentaria relevante de los alumnos y la diferencia máxima de edades de los menores que compartan la habitación (Asociación Española de Normalización y Certificación [AENOR], 2006).
Al final de dicho documento debe incluirse la firma de aceptación por parte del alumno o de su tutor legal, del alojador y del centro de enseñanza. Toda la información debe proporcionarse de forma clara, transparente, verdadera, entendible y legible, teniendo en cuenta las necesidades especiales de los participantes y usuarios en cuestión (Instituto Cervantes, 2026).
Este formulario es crucial para que los participantes comprendan y acepten las condiciones de su estancia, asegurando una experiencia de inmersión lingüística exitosa y sin contratiempos. Además de este formulario, las entidades deben firmar acuerdos o convenios específicos con los proveedores de alojamiento. En dichos documentos se detallan las características que deben reunir los alojamientos ofrecidos, el equipamiento mínimo exigido, las normas de uso de los espacios, así como los derechos y las obligaciones que asumen tanto los proveedores como el centro educativo en relación con el alumno.
